Comunicación efectiva

¿Quiere comunicarse mejor? Estos consejos te ayudarán a evitar malos entendidos y a mejorar tu trabajo y tus relaciones personales.

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es más que solo intercambiar información. Se trata de comprender la emoción y las intenciones detrás de la información. Además de poder transmitir claramente un mensaje, también debe escuchar de una manera que obtenga el significado completo de lo que se dice y haga que la otra persona se sienta escuchada y comprendida.

La comunicación eficaz parece que debería ser instintiva. Pero con demasiada frecuencia, cuando intentamos comunicarnos con los demás, algo se extravía. Decimos una cosa, la otra persona escucha otra, y se producen malentendidos, frustración y conflictos. Esto puede causar problemas en las relaciones en el hogar, la escuela y el trabajo.

Para muchos de nosotros, comunicarnos de forma más clara y eficaz requiere aprender algunas habilidades importantes. Ya sea que esté tratando de mejorar la comunicación con su cónyuge, hijos, jefe o compañeros de trabajo, aprender estas habilidades puede profundizar sus conexiones con los demás, generar una mayor confianza y respeto, y mejorar el trabajo en equipo, la resolución de problemas y su salud social y emocional en general.

¿Qué le impide comunicarse de forma eficaz?

Las barreras comunes para una comunicación eficaz incluyen:

Estrés y emoción descontrolada.  Cuando estás estresado o abrumado emocionalmente, es más probable que malinterpretes a otras personas, envíes señales no verbales confusas o desagradables y caigas en patrones de comportamiento poco saludables. Para evitar conflictos y malentendidos, puede aprender a calmarse rápidamente antes de continuar una conversación.

Falta de concentración.  No puede comunicarse de manera eficaz cuando realiza múltiples tareas. Si revisa su teléfono, planea lo que va a decir a continuación o está soñando despierto, es casi seguro que se perderá las señales no verbales de la conversación. Para comunicarse de manera efectiva, debe evitar distracciones y mantenerse concentrado.

Lenguaje corporal inconsistente.  La comunicación no verbal debe reforzar lo que se dice, no contradecirlo. Si dices una cosa, pero tu lenguaje corporal dice algo más, es probable que tu oyente sienta que estás siendo deshonesto. Por ejemplo, no puede decir “sí” mientras niega con la cabeza.

Lenguaje corporal negativo.  Si no está de acuerdo con lo que se dice o no le gusta, puede usar un lenguaje corporal negativo para rechazar el mensaje de la otra persona, como cruzar los brazos, evitar el contacto visual o dar golpecitos con los pies. No es necesario que esté de acuerdo con lo que se dice ni que le guste, pero para comunicarse de manera eficaz y no poner a la otra persona a la defensiva, es importante evitar enviar señales negativas.

Habilidad de comunicación efectiva 1: conviértase en un oyente comprometido

Cuando nos comunicamos con los demás, a menudo nos centramos en lo que debemos decir. Sin embargo, la comunicación efectiva se trata menos de hablar y más de escuchar. Escuchar bien significa no solo comprender las palabras o la información que se comunica, sino también comprender las emociones que el hablante está tratando de transmitir.

Hay una gran diferencia entre escuchar comprometido y simplemente escuchar. Cuando realmente escuche, cuando esté comprometido con lo que se dice, escuchará las entonaciones sutiles en la voz de alguien que le indicará cómo se siente esa persona y las emociones que está tratando de comunicar. Cuando eres un oyente comprometido, no solo comprenderás mejor a la otra persona, sino que también harás que esa persona se sienta escuchada y comprendida, lo que puede ayudar a construir una conexión más fuerte y profunda entre ustedes.

Al comunicarse de esta manera, también experimentará un proceso que  reduce el estrés y apoya el bienestar físico y emocional. Si la persona con la que hablas está tranquila, por ejemplo, escuchar de manera comprometida también te ayudará a calmarte. Del mismo modo, si la persona está agitada, puede ayudar a calmarla escuchando con atención y haciendo que la persona se sienta comprendida.

Si su objetivo es comprender completamente y conectarse con la otra persona, escuchar de manera comprometida a menudo será algo natural. Si no es así, pruebe los siguientes consejos. Cuanto más los practique, más satisfactorias y gratificantes serán sus interacciones con los demás.

Consejos para convertirse en un oyente comprometido

Concéntrese completamente en el hablante.  No puede escuchar de manera comprometida si  constantemente revisa su teléfono o piensa en otra cosa. Debe concentrarse en la experiencia momento a momento para captar los matices sutiles y las señales no verbales importantes en una conversación. Si le resulta difícil concentrarse en algunos oradores, intente repetir sus palabras en su cabeza; esto reforzará su mensaje y lo ayudará a mantenerse enfocado.

Favorece tu oído derecho.  Por extraño que parezca, el lado izquierdo del cerebro contiene los centros de procesamiento primarios tanto para la comprensión del habla como para las emociones. Dado que el lado izquierdo del cerebro está conectado con el lado derecho del cuerpo, favorecer su oído derecho puede ayudarlo a detectar mejor los matices emocionales de lo que alguien está diciendo.

Evite interrumpir o intentar redirigir la conversación a sus preocupaciones.  Al decir algo como “Si crees que eso es malo, déjame contarte lo que me pasó”. Escuchar no es lo mismo que esperar tu turno para hablar. No puedes concentrarte en lo que alguien dice si estás formando lo que vas a decir a continuación. A menudo, el hablante puede leer sus expresiones faciales y saber que su mente está en otra parte.

Muestre su interés en lo que se dice.  Asiente de vez en cuando, sonríe a la persona y asegúrate de que tu postura sea abierta y acogedora. Anime al orador a continuar con pequeños comentarios verbales como “sí” o “uh huh”.

Trate de dejar de lado el juicio.  Para comunicarse de manera efectiva con alguien, no tiene que agradarle ni estar de acuerdo con sus ideas, valores u opiniones. Sin embargo, es necesario que deje de lado su juicio y no culpe ni critique para poder comprenderlos completamente. La comunicación más difícil, cuando se ejecuta con éxito, a menudo puede conducir a una conexión poco probable con alguien.

Suministre realimentación.  Si parece haber una desconexión, refleje lo que se ha dicho parafraseando. “Lo que estoy escuchando es” o “Suena como si estuvieras diciendo” son excelentes formas de reflexionar. Sin embargo, no se limite a repetir lo que el orador ha dicho palabra por palabra: parecerá poco sincero o poco inteligente. En su lugar, exprese lo que significan las palabras del hablante para usted. Haga preguntas para aclarar ciertos puntos: “¿Qué quiere decir cuando dice …” o “¿Es esto lo que quiere decir?”

Escucha la emoción detrás de las palabras

Son las frecuencias más altas del habla humana las que transmiten emoción. Puede estar más en sintonía con estas frecuencias y, por lo tanto, comprender mejor lo que los demás están diciendo realmente, ejercitando los diminutos músculos del oído medio (el más pequeño del cuerpo). Puede hacerlo cantando, tocando un instrumento de viento o escuchando ciertos tipos de música de alta frecuencia (una sinfonía de Mozart o un concierto para violín, por ejemplo, en lugar de rock, pop o hip-hop de baja frecuencia).

Habilidad 2: prestar atención a las señales no verbales

La forma en que miras, escuchas, te mueves y reaccionas a otra persona les dice más sobre cómo te sientes que las palabras solas. La comunicación no verbal, o lenguaje corporal, incluye expresiones faciales, movimientos y gestos corporales, contacto visual, postura, el tono de su voz e incluso la tensión muscular y la respiración.

Desarrollar la capacidad de comprender y usar la comunicación no verbal puede ayudarlo a conectarse con los demás, expresar lo que realmente quiere decir, navegar situaciones desafiantes y construir mejores relaciones en el hogar y el trabajo.

  • Puede mejorar la comunicación eficaz utilizando un lenguaje corporal abierto: sin cruzar los brazos, de pie con una postura abierta o sentado en el borde de su asiento y manteniendo el contacto visual con la persona con la que está hablando.
  • También puede utilizar el lenguaje corporal para enfatizar o realzar su mensaje verbal, por ejemplo, dándole palmaditas en la espalda a un amigo mientras lo felicita por su éxito, o golpeando los puños para subrayar su mensaje.

Mejora tu forma de  leer la comunicación no verbal

Sea consciente de las diferencias individuales. Las personas de diferentes países y culturas tienden a usar diferentes gestos de comunicación no verbal, por lo que es importante tener en cuenta la edad, la cultura, la religión, el género y el estado emocional al leer las señales del lenguaje corporal. Un adolescente estadounidense, una viuda afligida y un hombre de negocios asiático, por ejemplo, es probable que utilicen las señales no verbales de manera diferente.

Observen las señales de comunicación no verbal como grupo. No lea demasiado en un solo gesto o señal no verbal. Considere todas las señales no verbales que recibe, desde el contacto visual hasta el tono de voz y el lenguaje corporal. Cualquiera puede cometer un desliz de vez en cuando y dejar pasar el contacto visual, por ejemplo, o cruzar brevemente los brazos sin querer. Considere las señales como un todo para obtener una mejor “lectura” de una persona.

Mejore la forma en que  ofrece la comunicación no verbal

Utilice señales no verbales que coincidan con sus palabras en lugar de contradecirlas. Si dices una cosa, pero tu lenguaje corporal dice otra, tu oyente se sentirá confundido o sospechará que estás siendo deshonesto. Por ejemplo, sentarse con los brazos cruzados y sacudir la cabeza no coincide con las palabras que le dicen a la otra persona que estás de acuerdo con lo que dice.

Ajuste sus señales no verbales de acuerdo con el contexto. El tono de su voz, por ejemplo, debe ser diferente cuando se dirige a un niño que cuando se dirige a un grupo de adultos. Del mismo modo, tenga en cuenta el estado emocional y los antecedentes culturales de la persona con la que está interactuando.

Evite el lenguaje corporal negativo. En su lugar, use el lenguaje corporal para transmitir sentimientos positivos, incluso cuando en realidad no los esté experimentando. Si está nervioso por una situación —una entrevista de trabajo, una presentación importante o una primera cita, por ejemplo— puede usar un lenguaje corporal positivo para indicar confianza, aunque no lo sienta. En lugar de entrar tentativamente a una habitación con la cabeza gacha, los ojos desviados y deslizarse en una silla, intente pararse erguido con los hombros hacia atrás, sonriendo y manteniendo el contacto visual y dando un firme apretón de manos. Te hará sentir más seguro de ti mismo y ayudará a que la otra persona se sienta cómoda.

Habilidad 3: Controle el estrés

¿Cuántas veces se ha sentido estresado durante un desacuerdo con su cónyuge, hijos, jefe, amigos o compañeros de trabajo y luego dijo o hizo algo de lo que luego se arrepintió? Si puede aliviar rápidamente el estrés y volver a un estado de calma, no solo evitará esos arrepentimientos, sino que en muchos casos también ayudará a calmar a la otra persona. Solo cuando esté en un estado de calma y relajación podrá saber si la situación requiere una respuesta o si las señales de la otra persona indican que sería mejor permanecer en silencio.

En situaciones como una entrevista de trabajo, una presentación de negocios, una reunión de alta presión o una presentación a la familia de un ser querido, por ejemplo, es importante manejar sus emociones, pensar con rapidez y comunicarse de manera efectiva bajo presión.

Comunicarse eficazmente manteniendo la calma bajo presión
Utilice tácticas dilatorias para darse tiempo para pensar. Pida que se repita una pregunta o que se aclare una declaración antes de responder.
Haga una pausa para ordenar sus pensamientos. El silencio no es necesariamente algo malo; hacer una pausa puede hacer que parezca que tiene más control que apresurar su respuesta.
Señale un punto y proporcione un ejemplo o información de apoyo. Si su respuesta es demasiado larga o duda sobre varios puntos, corre el riesgo de perder el interés del oyente. Siga un punto con un ejemplo y luego mida la reacción del oyente para decir si debe hacer un segundo punto.
Transmita sus palabras con claridad. En muchos casos, cómo dices algo puede ser tan importante como lo que dices. Habla claramente, mantén un tono uniforme y haz contacto visual. Mantenga su lenguaje corporal relajado y abierto.
Termine con un resumen y luego deténgase. Resuma su respuesta y luego deje de hablar, incluso si deja un silencio en la habitación. No tienes que llenar el silencio continuando hablando.

Alivio rápido del estrés para una comunicación eficaz

Cuando una conversación comienza a calentarse, necesita algo rápido e inmediato para reducir la intensidad emocional. Al aprender a reducir rápidamente el estrés en el momento, puede hacer un balance de cualquier emoción fuerte que esté experimentando, regular sus sentimientos y comportarse de manera apropiada.

Reconoce cuándo te estás estresando. Su cuerpo le permitirá saber si está estresado mientras se comunica. ¿Tiene los músculos o el estómago tensos? ¿Tienes las manos apretadas? ¿Tu respiración es superficial? ¿Te estás “olvidando” de respirar?

Tómate un momento para calmarte antes de decidir continuar una conversación o posponerla.

Traiga sus sentidos al rescate. La mejor manera de aliviar el estrés de manera rápida y confiable es a través de los sentidos: vista, oído, tacto, gusto, olfato o movimiento. Por ejemplo, podría meterse una menta en la boca, apretar una pelota antiestrés en su bolsillo, respirar profundamente, apretar y relajar los músculos o simplemente recordar una imagen relajante y rica en sensaciones. Cada persona responde de manera diferente a la información sensorial, por lo que debe encontrar un mecanismo de afrontamiento que lo calme.

Busque humor en la situación. Cuando se usa apropiadamente, el  humor es una excelente manera de aliviar el estrés al comunicarse . Cuando usted o quienes le rodean empiecen a tomarse las cosas demasiado en serio, encuentre una manera de mejorar el estado de ánimo compartiendo un chiste o una historia divertida.

Esté dispuesto a comprometerse. A veces, si ambos pueden doblarse un poco, podrán encontrar un término medio feliz que reduzca los niveles de estrés para todos los involucrados. Si se da cuenta de que a la otra persona le importa mucho más un problema que a usted, el compromiso puede ser más fácil para usted y una buena inversión para el futuro de la relación.

Acepte estar en desacuerdo, si es necesario, y tómese un tiempo alejado de la situación para que todos puedan calmarse. Si es posible, sal a dar un paseo o pasa unos minutos meditando. El movimiento físico o encontrar un lugar tranquilo para recuperar el equilibrio puede reducir rápidamente el estrés.

Habilidad 4: Aférrate a ti mismo

La expresión directa y asertiva permite una comunicación clara y puede ayudar a mejorar su autoestima y sus habilidades para tomar decisiones. Ser asertivo significa expresar sus pensamientos, sentimientos y necesidades de una manera abierta y honesta, mientras se defiende y respeta a los demás. NO significa ser hostil, agresivo o exigente. La comunicación efectiva siempre se trata de comprender a la otra persona, no de ganar una discusión o imponer sus opiniones a los demás.

Para mejorar su asertividad:
Valórate a ti mismo y a tus opciones. Son tan importantes como los de cualquier otra persona.
Conozca sus necesidades y deseos. Aprenda a expresarlos sin infringir los derechos de los demás.
Expresa pensamientos negativos de forma positiva. Está  bien estar enojado , pero también debes ser respetuoso.
Reciba comentarios positivos. Acepte los cumplidos con amabilidad, aprenda de sus errores, pida ayuda cuando sea necesario.
Aprende a decir no.” Conoce tus límites y no dejes que otros se aprovechen de ti. Busque alternativas para que todos se sientan bien con el resultado.

Desarrollar técnicas de comunicación asertiva

La afirmación empática transmite sensibilidad a la otra persona. Primero, reconozca la situación o los sentimientos de la otra persona, luego exprese sus necesidades u opinión. “Sé que has estado muy ocupado en el trabajo, pero quiero que también te hagas tiempo para nosotros”.

La afirmación escalonada se puede emplear cuando sus primeros intentos no tienen éxito. Se vuelve cada vez más firme a medida que pasa el tiempo, lo que puede incluir la descripción de las consecuencias si no se satisfacen sus necesidades. Por ejemplo, “Si no cumple con el contrato, me veré obligado a emprender acciones legales”.

Practique la asertividad en situaciones de menor riesgo para ayudar a desarrollar su confianza. O pregúnteles a sus amigos o familiares si primero puede practicar técnicas de asertividad con ellos.

 

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